Dossier de synthèse
Les documents comptables obligatoires
Sommaire 
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1. Les livres comptables
Les commerçants sont tenus de tenir une comptabilité selon des formes prescrites.
En effet, l'article L.123-12 du Code de Commerce prévoit en effet que « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable ».
En effet, grâce à la tenue d'une comptabilité le commerçant peut avoir un recul nécessaire sur son activité et sur le fonctionnement de son entreprise. Grâce au compte de résultat il obtiendra poste par poste un historique des opérations réalisées. Le bilan présente quant à lui une photographie patrimoniale de l'entreprise lors de la clôture.
La comptabilité est un atout pour le commerçant puisqu'elle peut lui servir de preuve et permet d'avoir une base de discussion avec l'administration fiscale en cas de vérification de comptabilité.
La comptabilité de l'entreprise est distincte de la comptabilité personnelle du dirigeant.
Les livres comptables doivent comporter les opérations « affectant le patrimoine de l'entreprise ».
A aucun moment le commerçant ne doit confondre son patrimoine personnel et son patrimoine professionnel, la comptabilité de l'entreprise avec sa comptabilité privée.
L'ensemble des obligations comptables des commerçants sont codifiées aux articles L.123-12 à L.123-23 du Code de Commerce.
1. 1. Le livre journal
Le livre journal doit enregistrer tous les mouvements financiers de l'entreprise. Ce livre est tenu au jour le jour et de façon chronologique. Le commerçant doit y enregistrer dans leur ordre d'arrivée toutes les ventes qu'il réalise et tous les achats ou charges qu'il supporte pour l'exercice de son commerce.
Pour chaque opération, le livre journal doit détailler la date, l'objet, le numéro de pièce justificative (facture), ainsi que le mode de paiement (carte bancaire, espèces ).
Le livre journal permet d'enregistrer chronologiquement les mouvements sans même rechercher à les classer par thèmes. Le commerçant n'a pas à effectuer de classement par thème des opérations enregistrées.
Le livre journal doit être coté, les pages sont pré-numérotées et le nombre de pages est indiqué afin de respecter le principe « la comptabilité doit être tenue sans blanc ni rature ».
Ceci permet de donner une plus grande fiabilité à la comptabilité. C'est pourquoi il est admis que le commerçant puisse se prévaloir de sa comptabilité à titre de preuve.
Le livre journal n'est pas un document permanent, le commerçant doit continuer à enregistrer les informations sur un autre livre journal dès lors que le précédent est terminé.
Avec le développement des logiciels informatiques, le livre journal a été divisé en plusieurs parties afin d'aider le commerçant à retrouver de la visibilité.
Ainsi, dans les livres journaux auxiliaires il y a plusieurs thèmes (achat, vente, banque), dans lesquels les opérations sont reportées par ordre chronologique.
Cependant, ce livre journal auxiliaire n'a pas la force probante d'un livre journal classique (coté et paraphé), il faut donc que le commerçant reproduise les opérations sur le livre journal pour qu'il ait une valeur probante.
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